Data Management
System
ก่อนอื่นคงต้องขอกล่าวถึงคำว่าระบบหรือ System คำว่าระบบนั้นหมายถึงการนำ Input ไปผ่านกระบวนการ(process)หนึ่งๆเำพื่อให้ได้ Output ที่ต้องการ โดยการเริ่มต้นระบบใดๆนั้น เราจำเป็นต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนก่อน ว่าเราต้องการผลลัพท์ออกมาอย่างไร จึงจะสามารถคิดถึงกระบวนการที่จะทำให้ได้มาซึ่งผลลัพท์นั้นและนำไปสู่การหา Output
Information System
ดังที่กล่าวไปในข้างต้น ระบบสารสนเทศก็เป็นระบบหนึ่งที่มีลักษณะเหมือนระบบทั่วไป โดย Inputที่จะใส่ลงไปนั้นคือ ข้อมูล (Data) เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ (Information) ที่ต้องการ โดยกระบวนการดังกล่าวนี้อาจจะทำให้เกิดการแปรรูปของข้อมูลหรือไม่้ก็ได้
อย่างไรก็ดี ทุกครั้งที่เราดำเนินระบบสารสนเทศแล้ว สุดท้ายสิ่งที่เราจะเก็บไว้ใช้งานต่อไปไม่ได้มีเพียงสารสนเทศที่ผ่านกระบวนการ หากแต่เป็นข้อมูลทั้งหมดเพื่อใช้งานในโอกาสต่อไป ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องเรียนรู้ิวิธีการบริหารจัดการข้อมูล เพื่อการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
Data Management
การบริหารจัดการข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากว่าระบบสารสนเทศจะเริ่มขึ้นไม่ได้หากไม่มีการใส่ข้อมูลลงไป โดยการบริหารจัดการข้อมูลมีอุปสรรคหลักๆดังนี้
อุปสรรคของการบริหารจัดการข้อมูล
1.จำนวนข้อมูลที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆตามเวลา
2.การกระจัดกระจายของข้อมูลในองค์กร
3.เกิดการใช้งานข้อมูลโดยทั่วไปในองค์กรที่ไม่ได้รับการควบคุมคุณภาพ
4.ความน่าเชื่อถือของข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลภายในหรือภายนอก
5.ความปลอดภัยของข้อมูลที่จะป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับข้อมูลเข้าถึงข้อมูลได้
6.การเลือกเครื่องมือที่จะใช้ในการบริหารจัดการข้อมูล
เป้าหมายหลักของการบริหารจัดการข้อมูล
1. Data Profiling : ระบุตัวตนของข้อมูลนั้นๆ อาทิ
2. Data Quality Management : พัฒนาคุณภาพของข้อมูลให้มีความถูกต้อง ทันสมัย และครบถ้วน
3. Data Integration : รวบรวมข้อมูลที่เหมือนกันจากแหล่งต่างๆไว้ในที่เดียวกันเพื่อลดความซ้ำซ้อน
4. Data Augmentation : เพิ่มคุณค่าให้กับข้อมูลเหล่านั้น
แหล่งที่มาของข้อมูล
ดูตามลักษณะของความเป็นเจ้าของข้อมูล
Organizational Data/Internal Data : ข้อมูลที่มาจากแหล่งภายในองค์กร เช่น ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า โดยปกติจะอยู่ในฐานข้อมูล(Data Base)ขององค์กร
External Data : ข้อมูลที่มาจากแหล่งภายนอกองค์กร อาจได้มาจากการสืบค้นหรือซื้อข้อมูล เช่น การ
End User Data/Personal Data : ข้อมูลที่เกิดจากการพัฒนาข้อมูลเพิ่มเติมในพนักงานแต่ละคน อันเนื่องมาจากข้อมูลที่องค์กรมีไม่เพียงพอต่อความต้องการ ข้อมูลเหล่านี้มักจะอยู่ในมือของพนักงานผู้พัฒนาข้อมูลขึ้น แต่ไม่ได้อยู่ในฐานข้อมูลขององค์กร
Data Management Evolution
ปัจจุบันไม่นิยมทำ File Management หรือ File Processing กันแล้ว แต่จะทำ Database Management และ Data Warehousing แทน
Data Warehouse
โดยปกติ เมื่อผู้บริหารจำเป็นต้องวิเคราะห์ข้อมูล ก็มีความจำเป็นต้องดึงข้อมูลต่างๆจากฐานข้อมูลขององค์กร การดึงข้อมูลจำนวนมากออกมานั้นอาจส่งผลให้เกิดการชะงักงันของการดำเนินงานขององค์กร การทำ Data Warehouse จึงเป็นการช่วยเตรียมข้อมูลเพิ่มเติมจากฐานข้อมูล(Data Base)ที่ต้องใช้ในการดำเนินงานขององค์กร เพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์และประมวลผลเพื่อการตัดสินใจ
ลักษณะของ Data Warehouse
organization มีการจดหมวดหมู่ของข้อมูลใหม่ โดยจัดตามสิ่งที่สนใจ (Subject) เป็นหลัก
consistency ข้อมูลมีความสม่ำเสมอเหมือนกัน อยู่ในรูปแบบเดียวกัน
time variant มีช่วงเวลาที่ชัดเจน
non-volatile ไม่มีการปรับเปลี่ยนข้อมูลย้อนหลัง แต่จะเป็นการเพิ่มเติมข้อมูลใหม่ลงไปแทน
relational ใช้ relational structure
client/server ใช้ server เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย
Data Warehouse กับลักษณะขององค์กร
แม้ว่าการใช้ Data Warehouse จะมีประโยชน์กับองค์กร แต่ก็ไม่จำเป็นเสมอไปหากองค์กรไม่ได้มีความต้องการ ก็จะเป็นการเพิ่มต้นทุนให้องค์กรณ์โดยใช่เหตุ องค์กรที่เหมาะสมกับการทำ Data Warehouse นั้นมีลักษณะดังต่อไปนี้
1.มีข้อมูลจำนวนมาก
2.ข้อมูลในองค์กรมีรูปแบบการจัดเก็บที่หลากหลายจากการที่ส่งมาจากหลายส่วนงาน
3.มีความจำเป็นต้องวิเคราะห์ข้อมูลอยู่บ่อยครั้งเพื่อการตัดสินใจ ไม่ได้ใช้ประสบการณ์หรือความเชี่ยวชาญเฉพาะในการดำเนินงาน (Information-based Decision)
